3. Fristenkalender

3. Fristenkalender
   3.1 Anzeigeoptionen
   3.2 Datumsfelder von/bis mit Kalenderfunktion
   3.3 Neue Einträge im Fristenkalender
   3.4 Datentausch
   3.5 Zeitpunkt der Aktualisierung
   3.6 Bearbeiten von Fristen
   3.7 Berechtigung
   3.8 Erfassen der Wiedervorlage

3. Fristenkalender

Viele personalrelevante Daten wie Teilzeit, Beurlaubung, Status etc. enthalten ein Ende-Datum, im Vorfeld dessen bestimmte Vorgänge eingeleitet oder Daten gepflegt werden müssen. Um diese Fristen im Blick zu behalten, speichert GisboTimer, die von Ihnen im Personalbereich erfassten Einträge in dem Fristenkalender (siehe Abb. unten). Das Bearbeiten einer Frist, durch die Änderung des Bis-Datums in der entsprechenden Maske des Personalbereichs, führt dazu, dass die dazu passende Frist aus dem Kalender automatisch gelöscht und eine neue Frist mit dem neuen Bis-Datum angelegt wird. Neben diesen vom Programm automatisch eingetragenen Terminen, erscheint in der rechten Hälfte der Maske eine manuell zu pflegende Wiedervorlageanzeige. Das Wiedervorlagetool, welches Sie über den Klick auf den Button “Wiedervorlagen” oder im Menübereich Hilfe aufrufen können, ermöglicht jedem Benutzer seine eigenen Erinnerungen zu verfassen und mit einem Datum für die Anzeige zu versehen.

Der Fristenkalender erscheint in der grauen Grundfläche der Anwendung und bleibt, solange Sie nicht den Schließen-Button betätigen, an dieser Stelle. Er lässt sich nicht verkleinern oder an eine andere Position verschieben. Lediglich beim Starten der Abrechnung wird die Maske, wie alle anderen geöffneten Masken auch, geschlossen. Sie können den Fristenkalender über das Menü Hilfe/Fristenkalender wieder öffnen.

3.1 Anzeigeoptionen

Den Anzeigezeitraum für die Fristen legen Sie in der Maske “Optionen” fest. Mit dem Eintrag definieren Sie, für welchen Zeitraum (in Tagen) Sie im Voraus Fristen sehen möchten. Dieser Eintrag gilt nur für Ihre Ansicht.

3.2 Datumsfelder von/bis mit Kalenderfunktion

Es wurden zwei Datumsfelder integriert, um einen Anzeigezeitraum für Fristen und Wiedervorlagen auswählen zu können. Das Von-Datum ist nicht vorbelegt, denn der Benutzer muss entscheiden, für wie weit in die Vergangenheit er Fristen sehen möchte. Würden wir es bspw. mit dem heutigen Tag vorbelegen, besteht das Risiko Fristen aus der Vergangenheit, die noch nicht bearbeitet wurden, zu übersehen. Das Ende-Datum des Anzeigezeitraums ist gemäß der in den Optionen definierten Tagen vorbelegt. Auch die Wiedervorlage (rechte Seite), werden gemäß dieses Anzeigezeitraums aufgelistet.

3.3 Neue Einträge im Fristenkalender

Die einzelnen Kästchen gruppieren die verschiedenen Fristenarten. In den Bereichen Mutterschutz, Beurlaubung, Schwerbehinderung und Teilzeit erscheinen immer dann Fristen, wenn bei deren Eintragung im Personalbereich ein Bis-Datum erfasst wurde und das Bis-Datum innerhalb des Anzeigezeitraums liegt.

 Besonderheiten gibt es in folgenden Bereichen:

Sollstunden

Hier werden Fristen auf verschiedene Weisen ermittelt.

a) Das Sollmodell eines Mitarbeiters hat ein Bis-Datum

b) Der Mitarbeiter erreicht ein Alter welches für die Sollstundenermittlung relevant ist und hat ein Sollmodell. Diese Ermittlung erfolgt während der Monatsabrechnung. Hat der Mitarbeiter, der die Altersgrenze erreicht, kein persönliches Sollmodell, dann erscheint er nicht in dem Fristenkalender, da GisboTimer automatisch die Sollstunden korrekt berechnet.

Um welchen Fall es sich handelt, erfahren Sie durch einen Hinweis in dem gelben Quickinfofeld, dass erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die Frist zeigen. Der Text ist entweder ”Ende von dem persönlichen Sollmodell” (Fall a)) oder “Altersbedingte Sollstunden und ein Sollmodell” (Fall b)).

Zum Anpassen einer Frist klicken Sie einfach auf die Eintragung im Fristenkalender woraufhin sich die Maske “Persönliches Sollmodell” öffnet.

Dienstplangruppe

Die chronologisch lückenlose Zuordnung einer Person zu Dienstplangruppen wird während der Monatsabrechnung überprüft. Findet GisboTimer mindestens einen Tag, in dem die Person keine Zuordnung zu einer DPG hat, werden Sie durch einen Eintrag im Fristenkalender darauf aufmerksam gemacht. Zum Anpassen der Zuordnung in der Maske “Personal / Zuordnung DPG”, klicken Sie bitte auf die Frist. Falls Sie die Frist nicht mehr sehen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und setzen Sie sie auf “erledigt (nicht mehr anzeigen)”.

Personalstamm

Der Personalstamm selbst enthält auch Eintragungen, die als Frist beachtet werden müssen.

a) Der Status Anwärter endet 24 Monate nach dessen Beginn. Sobald ein Anwärterstatus im Personalstamm eingetragen wird, merkt sich GisboTimer dessen Ende im Fristenkalender vor.

c) Mitarbeitende, die im aktuellen Jahr 55 oder 60 Jahre alt werden.

Zum Anpassen der Information in der Maske “Personalstamm” , klicken Sie bitte auf die Frist. Falls Sie Frist nicht mehr sehen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und setzen Sie sie auf “erledigt”.

Beim Ausscheiden einer Person aus der Behörde, wird das Austrittsdatum im Personalstamm gesetzt. Alle Fristen, die nach dem Austrittsdatum gespeichert sind, werden für diese Person gelöscht.

3.4 Datenaustausch

Sobald eine andere Dienststelle einen Mitarbeiter, der zu Ihnen wechseln soll, mittels Datenexport zur Verfügung gestellt hat, wird Ihnen diese Information innerhalb 15 Minuten in dem Fristenkalender unter Datenaustausch angezeigt. Mit einem Klick auf die angezeigte Frist öffnet sich die Maske mit der Sie den Import der Daten des Mitarbeiters durchführen können. Nach dem Import verschwindet die Frist innerhalb des Fristenkalenders.

3.5 Zeitpunkt der Aktualisierung

Zu welchem Zeitpunkt werden Daten automatisiert ermittelt und in den Fristenkalender eingetragen:

Scheidet ein Mitarbeiter aus, werden auch dessen Fristen, die nach dem Austrittsdatum liegen, gelöscht.

3.6 Bearbeiten von Fristen

Sie können diese Fristen auf zwei Arten bearbeiten.

1. Nach dem Klick mit der Maus auf eine Frist, öffnet sich die passende Pflegemaske. Nun können Sie, wenn erforderlich das Bis-Datum anpassen, oder einen neuen Eintrag anlegen. Sobald Sie ein Bis-Datum verändert haben, wird die zuvor angezeigt Frist gelöscht und eine neue Frist mit dem eben erfassten Bis-Datum erscheint.

2. Wenn es nicht erforderlich ist die Eintragung anzupassen und Sie die Frist auch nicht mehr sehen möchten, können Sie sie mit Hilfe der rechten Maustaste (erledigt (nicht mehr anzeigen)) deaktivieren.

3.7 Berechtigung

Da der Fristenkalender über einen Menüpunkt aufrufbar ist, kann er als solcher auch in der Benutzerverwaltung berechtigt werden. Diese Berechtigung steuert, bezüglich welcher Mitarbeiter die Termine angezeigt werden. Berechtigt man den Fristenkalender für die Dienstplangruppe DPG 1, so sieht der Mitarbeiter alle Termine der Personen aus DPG 1. Die Zugriffsart, die man hier vergibt entscheidet darüber, ob Termine gelöscht werden dürfen oder nicht. Die Zugriffsart “Lesen” hätte zur Folge, dass der Anwender die Termine zwar lesen darf, aber nicht löschen kann.

Optionsberechtigungen: Hat ein Benutzer die uneingeschränkte Berechtigung für alle Mitarbeiter, sieht er in der Maske “Optionen” beide Parameter. Eingeschränkte Benutzer sehen nur den ersten Parameter.

3.8 Erfassen der Wiedervorlage

Die Maske in der Abb. oben, dient dem Erfassen der Wiedervorlagen. In dem Feld “Nachricht” wird der Text erfasst. Darüber gibt man das Datum ein. Dieses Datum ist als Frist zu interpretieren, zu welcher die in der Wiedervorlage eingetragene Aufgabe erledigt sein muss.

Beispiel: Wenn Sie am 20.12.2025 geklärt haben müssen, ob eine Mitarbeiterin Ihre Teilzeitphase in das nächste Jahr verlängern möchte, sollten Sie genau diese Frist in der Wiedervorlage eintragen. Da Sie natürlich im Vorfeld schon auf diesen Termin aufmerksam gemacht werden müssen, wird er Ihnen sobald er in den Anzeigezeitraum (siehe 4.2) fällt, rechts neben dem Fristenkalender, aufgelistet.

Findet GisboTimer beim Programmstart eine Wiedervorlage, deren innerhalb des Anzeigezeitraums liegt, zeigt er diese Nachricht in dem rechten Teil des Fristenkalenders an. Dort kann die Nachricht, sobald sie veraltet ist, auch wieder in dieser Maske gelöscht werden.

Im rechten Bereich der Maske können, wenn gewünscht, auch andere GisboTimer Benutzer ausgewählt werden, für die diese Erinnerung auch relevant ist. Dafür wählen Sie die Personen über das Icon über der Liste per Mehrfachauswahl aus. Sobald eine Person hier hinterlegt ist, bekommt sie diese Wiedervorlage in ihrem Fristenkalender auch angezeigt. Alle Personen, die lediglich einer Wiedervorlage hinzugefügt wurden, sie aber nicht erstellt haben, können die Wiedervorlage nicht bearbeiten. Wenn die Information nicht mehr wichtig ist, oder sie die Wiedervorlage nicht mehr sehen möchten, können sie den Eintrag aber für sich löschen. Entfernt der Autor der Wiedervorlage eine Person aus dem Eintrag, wird ihr diese Wiedervorlage nicht mehr im Fristenkalender angezeigt.