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Urlaubsverfallsbenachrichtigung
Ziel
Das Modul „Erinnerungsmanagement“ sendet allen Mitarbeiter, die Resturlaub aus dem Vorjahr übrig haben und dieser noch im laufenden Jahr verfallen könnte, eine E-Mail mit Hinweisen zu den Verfallsfristen. Die Prüfung und Versendung der Mails erfolgt je nach Einstellung entweder in den Abrechnungen der Monate Dezember und Mai oder durch manuellen Aufruf des Menüpunkts “Urlaubsverfallsbenachrichtigung”, in dem Menübereich Personal.
Vorbereitende Maßnahmen
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Berechtigung:
Der Menüpunkt zum Öffnen der Maske ”Urlaubsverfallsbenachrichtigung” im Menübereich “Personal” muss in der Benutzerverwaltung entsprechend berechtigt werden. -
E-Mail-Einstellungen:
Die Mailadressen der einzelnen Mitarbeiter müssen im Personalstamm korrekt eingestellt sein. Ebenso die Einstellungen unter Grundeinstellungen/E-Mai. Hierbei ist neben dem Host und den Zugangsdaten unbedingt auch die Alternative Absender E-Mail-Adresse wichtig (rot umrandete Felder).
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Anhang:
Es gibt die Möglichkeit bis zu zwei Dokumente als Anhang der Mail mitzugeben. Das Verzeichnis, in dem die PDF-Dokumente liegen, die der Mail beigefügt werden sollen, müssen in der Maske “Programmparameter” (Menübereich Grundeinstellungen) in dem Register “Urlaub” angegeben werden.
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E-Mail Text:
Der Text für die E-Mail müssen Sie in der Maske, die nach dem Klick auf den Button ”Email-Vorlage” erscheint, hinterlegen. Dafür steht Ihnen ein Text Feld zur Verfügung, in welchem Sie die Nachricht erfassen oder in welches Sie den Text kopieren können. Die Informationen Anrede, Name, Vorname, Resturlaub und genehmigter Urlaub (roter Rahmen), können Sie den gewünschten Stellen als Platzhalter einfügen
Nach der Einstellung die in obigem Beispiel getroffen wurde, wird der Inhalt der Platzhalter “Resturlaub” und “Genehmigter Urlaub” mit einem Zeilenumbruch vorher und nachher, als Block wie folgt dargestellt:
Hier ein Ausschnitt der dazu passenden Mail:
Sehr geehrte(r) Herr Kai-Clemens Feegers,
grundsätzlich soll der zustehende Jahresurlaub im laufenden Kalenderjahr verbraucht werden.
Aus dem letzten Urlaubs-/Kalenderjahr stehen Ihnen noch
30 Tag(e) Jahresurlaub
3 Tage(e) Schwerbehindertenurlaub
zu. Diese sind bis einschließlich 31.12. dieses Jahres zu nehmen.
Derzeit sind
15 Tag(e) Jahresurlaub
2 Tage(e) Schwerbehindertenurlaub
bis zum Stichtag genehmigt.
Zeitpunkt der Benachrichtigung
Die Verjährungsfristen sind in GisboTimer unter Grundeinstellungen/Programmparameter/Urlaub gepflegt und dem Programm insofern bekannt. Mitarbeiter, die zum Zeitpunkt dieses Prozesses noch Resturlaub aus dem Vorjahr übrig haben, die nicht durch genommenen und genehmigten Urlaub bis zum Stichtag abgebaut werden konnte, werden per E-Mail darüber informiert. Um innerhalb einer angemessene Karenzzeit den Mitarbeiter über seinen Urlaubsrest aus dem Vorjahr zu informieren, gibt es zwei Varianten.
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Automatische Benachrichtigung
Vorteilhaft bei dieser Variante ist, dass kein Benutzereingriff erforderlich ist, denn der E-Mail-Versand läuft vollautomatisch während der festgelegten Monatsabrechnung.
Die Abrechnungen des Monats Dezember (zeitlich Anfang Januar) und des Monats Mai (zeitlich Anfang Juni) generieren die Benachrichtigungs-E-Mails und versenden sie automatisch. Der Prozess prüft während der festgelegten Abrechnungen, welche Mitarbeiter noch alten Urlaub aus dem Vorjahr übrig haben. Falls der Mitarbeiter bspw. urlaubs- oder krankheitsbedingt keine Mails abrufen konnte, wird er sie nach seiner Rückkehr abrufen. Da ihm die Erinnerungsmail Anfang Januar zugestellt wird, hat er selbst bei verzögertem Empfang noch ausreichend Zeit seine Resturlaubstage zu verplanen. Zudem erhält er Anfang Juni eine weitere Erinnerung über Resturlaubsbestände. Die Festlegungen der beiden Monate erfolgt lediglich im Quellcode, es gibt keinen Parameter innerhalb des Programms, der seitens der Benutzer änderbar ist.
Achtung: Die Monatsabrechnung Januar und Mai laufen wegen der Erstellung und Versendung der Emails deutlich verzögert. Dieser Prozess kann je nach Infrastruktur möglicherweise bis zu einer Stunden dauern, bitte lassen sie ihn bis zum Ende laufen.
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Manueller Aufruf zu beliebigen Zeitpunkten
Sie rufen die Maske ‚Urlaubsverfallsbenachrichtigung‘ aus dem Menübereich “Personal” auf. Die Nachverfolgbarkeit, ob eine E-Mail verschickt wurde und mit welchem Erfolg, ermöglicht diese Maske ebenso. Außerdem können Sie durch Klick auf den Button ”E-Mail-Vorlage” den Text der E-Mail anpassen oder auch erfassen. Es ist die gleiche Maske, wie o.b. in der Maske “Grundeinstellungen”.
Die betreffenden Mitarbeiter werden mit Personalnummer, Namen, aktueller Resturlaubsbestand, sowie dem Versanddatum, der E-Mail und dem Status des Emailversandes , tabellarisch auflistet. Die Maske ist mit Suchfunktionen ausgestattet (rot umrandet), die es ermöglicht, nach Name oder Personalnummer (GisboTimer) und dem Abrechnungsmonat, zu filtern. Wegen der Möglichkeit den automatischen Lauf verbunden mit der Monatsabrechnung, sind auch die manuell aufgerufenen Erinnerungsläufe immer mit dem letzten Abrechnungsmonat verbunden. Die Option “letzte” zeigt das Ergebnis des letzten E-Mail-Versands. Wollen Sie sich weiter zurückliegende Läufe ansehen, ist das über die Option ‚Abrechnungsmonat‘ möglich. Der Button “Anzeigen” erstellt die tabellarische Auflistung. Über den Klick auf eine Spaltenüberschrift kann die Tabelle, wahlweise aufsteigend oder absteigend, nach dieser Spalte sortiert werden.
Den manuellen Aufruf des Versendeprozesses starten Sie über den Button “jetzt benachrichtigen”. Es erscheint zunächst eine erneute Abfrage, die sie bestätigen müssen. Danach generiert und versendet GisboTimer die E-Mails und erstellt im Anschluss daran die Übersicht der Mitarbeitern, die eine Erinnerung bekommen haben.
Möchten Sie den E-Mail-Versand starten, dann klicken Sie bitte auf den Button “Jetzt benachrichtigen” und bestätigen Sie die im Folgenden angezeigte Sicherheitsabfrage. Sogleich startet der Ermittlungs- und Versendeprozess, dessen Durchlauf Ihnen mit dem Laufbalken angezeigt wird. Nach dessen Abschluss werden alle Personen, die eine Mail erhalten haben in der Tabelle unterhalb angezeigt. Sie sehen auch an Hand des Status, ob der Versand erfolgreich war.
Zustellung der Benachrichtigung misslungen
Der Status des Emailversandes dokumentiert, ob die Mail versendet werden konnte (OK) oder nicht (misslungen). Falls es misslungen ist, erhält die Personalverwaltung pro Lauf eine Sammelmail (siehe unten) mit allen Personen, denen die Benachrichtigung nicht zugestellt werden konnte und damit auch Handlungsvorschläge. Dazu verwendet GisboTimer die in der Maske “E-Mail” in dem Feld “Urlaubsverwaltung” eingestellt E-Mail-Adresse. Nachdem die Einstellungen (Mailadresse des Mitarbeiters/Einstellungen Mailserver in Grundeinstellungen/E-Mail) korrigiert wurde und noch keine Freigabe LBV erfolgt ist, kann die Abrechnung rückgängig gemacht werden. Bei erneuerter Abrechnung oder manuellem Aufruf, werden die misslungenen Emails erneut versendet. Den Mitarbeitern, denen erfolgreich eine E-Mail gesendet werden konnte, werden nicht nochmals benachrichtigt. Falls die Abrechnung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann, müssten Sie die fehlenden Mails manuell versenden.
E-Mail an die Personalverwaltung bei misslungenem Versand :
Die Urlaubsverfallbenachrichtigung für folgende Mitarbeiter:
Traxl, Reinhold Fremdanw. (Email: -);
Bielefeld, Susan (Email: -);
Lensing, Daniel Markus (Email: -);
Stopkowicz, Leokadia (Email: -);
konnte durch die Monatsabrechnung GisboTimer nicht zugestellt werden.
Bitte überprüfen Sie die Mailadressen dieser Mitarbeiter.
Wenn Sie nach der Korrektur der Einstellungen die Monatsabrechnung rückgängig machen und anschließend wieder abrechnen, oder das Versenden der E-Mails manuell anstoßen, wird GisboTimer die "misslungenen" Mails automatisch erstellen.
Bereits benachrichtigte Mitarbeiter werden dabei nicht erneut benachrichtigt.
Diese Mail wurde vom Zeiterfassungs-/Urlaubsverwaltungssystem Gisbo generiert.