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GisboWeb: Jahresurlaubsvorplaner mit Workflow
Die Mitarbeiter einer Dienstplangruppe sollen Ihre Urlaubswünsche auf einfache Weise für das nächste Jahr erfassen können. Der Dienstplaner sieht die Wünsche im Dienstplan und kann vorplanen, welche Zeiträume beantragt werden können bzw. welche Mitarbeiter Alternativen suchen müssen. Begrifflich unterscheiden wir den Urlaubsantrag, der wie bisher auch in den bekannten Workflow läuft, von dem Urlaubswunsch, der zunächst in GisboWeb gesammelt und dann im direkten Austausch der Gruppe oder durch den Dienstplaner befürwortet oder abgelehnt werden kann. Wird die Anfrage befürwortet, sieht der Mitarbeiter dies in seiner Urlaubsübersicht in GisboWeb und er kann darauf basierend einen Urlaubsantrag stellen.
11.1 Ansicht und Möglichkeiten für den Mitarbeiter in GisboWeb
Voraussetzung: In GisboTimer muss die der Menüpunkt ‚Urlaubswünsche‘ in der Maske “GisboWeb Einstellungen” aktiviert werden!
Die Mitarbeiter öffnen in GisboWeb über einen neuen Menüpunkt mit der Bezeichnung “Urlaubswunsch” eine Maske, die alle schon gestellten Urlaubsanfragen der Kollegen aus der gleichen Dienstplangruppe, aber auch deren gestellte Urlaubsanträge oder auch genehmigten Urlaubszeiträume darstellt. Aufgrund wechselnder Dienstplangruppenzugehörigkeit kann die Mitarbeiterliste von Monat zu Monat variieren. Ein Mitarbeiter, der in den nächsten Monaten die Dienstplangruppe wechselt, kann über ein Auswahlfeld die relevante DPG auswählen.
Der darstellbare Zeitraum beginnt mit dem aktuellen Monat und umfasst ein Jahr. Angezeigt wird immer ein Zeitraum von zwei Monaten beginnend mit dem gewählten Monat (grün markiert).
Ein Button oberhalb des Urlaubskalenders ‚neuer Wunschzeitraum‘ führt zu der Maske ‚Urlaubswünsche‘, mithilfe der, die eigenen Wunschzeiträume für das nächste Jahr als Anfrage (kein Antrag!) erfasst werden können.
Zu erfassende Felder sind lediglich der gewünschte Zeitraum bei Von/Bis. Das Feld “Bemerkung‘ ermöglicht, weitergehende Informationen bspw. über die besondere Wichtigkeit des dem Dienstplaner mitzugeben.
Im unteren Bereich der Maske sind alle bisher erfassten Wunschzeiträume aufgelistet und um den aktuellen Status (wird geprüft, in Ordnung, abgelehnt), ergänzt. Wurde eine Wunsch vom Dienstplaner befürwortet, so kann mithilfe des Buttons “zum Antrag” direkt in die Maske zur Antragsstellung verzweigt werden. Die Felder sind gemäß dem Wunsch vorbelegt.
11.2 Ansicht und Möglichkeiten des Dienstplaners in GisboTimer
In dieser neuen Ansichtsform, direkt in dem Dienstplan, sind die in GisboWeb gespeicherten Wunschzeiträume mit dem Kürzel “UW” (Urlaubswunsch) gekennzeichnet. Die Färbung stellt dar, ob der Urlaubswunsch noch neu ist (gelb), bereits bestätigt wurde (grün) oder abgelehnt wurde (rot). Falls vor der Erfassung des Wunschzeitraums schon Funktionen in dem Dienstplan eingetragen waren, werden diese weiterhin erkennbar sein.
Das Bearbeiten eines Urlaubswunsches wird durch das Kontextmenü “Urlaubswunsch anzeigen” (rechte Maustaste auf einen angefragten Zeitraum) ermöglicht. Es öffnet sich folgende Maske:
In der linken Bildschirmhälfte sehen Sie alle Urlaubswünsche. Markieren Sie den, für den Sie Ihre Entscheidung bekanntgeben möchten, und bearbeiten Sie den Wunsch, indem Sie in der rechten Bildschirmhälfte den Button “ablehnen” oder “zustimmen” betätigen. Falls Sie eine Erklärung für Ihre Entscheidung kommunizieren möchten, steht dafür das Feld “Ihr Kommentar” bereit. Ihre Entscheidung erscheint in dem Feld neben dem Zeitraum, in obiger Ansicht “zugestimmt”. Ebenso sehen Sie den Status in der letzten Spalte der tabellarischen Auflistung.
Wenn Sie alle Urlaubswünsche abgearbeitet haben, möchten Sie sie sicherlich im Dienstplan nicht mehr als Urlaubswunsch sehen. Um dies zu erreichen klicken Sie auf den Button “alle Urlaubswünsche deaktivieren” und bestätigen die anschließende Sicherheitsabfrage. Falls Sie im Nachhinein dennoch noch nicht beschiedene Urlaubswünsche sehen möchten, klicken Sie auf “alle Urlaubswünsche aktivieren” und sie werden im Dienstplan wieder dargestellt. Die fällen damit keine Entscheidung über den Genehmigungsstatus des Urlaubwunschs.
Die Entscheidung, die Sie in diesem Formular getroffen haben, wird dem Mitarbeiter in dem Bereich “Urlaub” des GisboWeb, dargestellt. Im positiven Fall, kann er per Klick den tatsächlichen Urlaubsantrag, mit seinem Wunsch entsprechend vorbelegten Feldern, stellen.
Das Ergebnis der Bewertung durch den Dienstplaner wird in GisboWeb dargestellt. Alle bestätigten Anfragen werden nun in der regulären Urlaubsmaske des GisboWeb als Link dargestellt. Per Mausklick öffnet sich das bekannte Urlaubsantragsformular mit den Daten der Anfrage. Der Mitarbeiter muss nun nur noch den Stellvertreter wählen, um anschließend den Antrag zu speichern und damit dem Workflow zu übergeben.