6.25.9.1

Hinweis:

Alle Funktionen und Workflows, die den Versand von E-Mails auslösen, werden erst nach Abschluss der GisboTimer-Schulungen freigeschaltet und genutzt. Bis dahin sind die nachstehenden Vorgaben zu beachten:

1. Die Eingabemaske „E-Mail-Einstellungen“ im Menüpunkt „Grundeinstellungen“ ist vollständig leer zu lassen.

2. Der Urlaubsantrag über GisboWeb ist in den GisboWeb-Einstellungen deaktiviert und bleibt bis zu einer entsprechenden Mitteilung nach den Schulungen deaktiviert.

3. Die Urlaubswünsche in GisboWeb sind ebenfalls deaktiviert bzw. inaktiv und bleiben bis auf Weiteres inaktiv, solange keine anderweitige Anweisung erfolgt.

4. Im Personalstamm dürfen bis zu den Schulungen keine Personen als Krankmelder aktiviert werden. Diese Funktion sowie der zugehörige Workflow werden im Rahmen der Schulungen erläutert und können anschließend nach entsprechender Absprache genutzt werden.

Themen des Updates 6.25.9.1 - Stand 09.09.2025

1. Krankmeldungen GisboTimer & GisboWeb [363]

2. Zentralisierung der Krankheitsabwesenheiten und Anpassung der Fehlzeitenstatistik [318]

3. Reorganisation im Nachtprozess [266]

4. Vollbildansicht Soll-Ist-Plan [361]

5. Urlaubsverfallsbenachrichtigung - Anpassung der Maske [364]

6. Krankheitsbedingte Fehlzeitenstatistik

1. Krankmeldungen GisboTimer & GisboWeb (Aktivierung und Nutzung erst nach GisboTimer Schulungen!)

In GisboTimer gibt es einen Menüpunkt „Krankmeldungen“ im Bereich „Dienstplan“. Diese Maske muss ggf. über die Benutzerverwaltung noch freigegeben werden, um sie im GisboTimer zu sehen.

Über diese Maske können Krankmeldungen erfasst werden. Es wird unterschieden zwischen „Krank“ und „Krank im Dienst“. Während „Krank“ bei einem ganzen Tag verwendet wird, kann „Krank im Dienst“ dann verwendet werden, wenn eine Person den Dienst angetreten hat, aber krankheitsbedingt früher geht.

Bei der Krank im Dienst Meldung erscheint eine Zelle, in der die Uhrzeit eingetragen werden soll, zu der die Person krank nach Hause ging. Diese Zeit wird dann auch in den Dienstplan übernommen.

Außerdem kann bei Krankmeldungen die Krankheitsabwesenheit ausgewählt werden und angegeben werden, ob für diese Krankmeldung eine AU vorliegt oder nicht. Falls ja, kann hier auch gleich der Zeitraum der AU erfasst werden.

Nachdem eine Krankmeldung erfasst wurde, kann jederzeit nachträglich die Krankheitsabwesenheit oder auch der Zeitraum geändert werden. Die Änderungen werden nach dem Speichern automatisch in den Dienstplan übernommen.

Krankmeldungen können auch in GisboWeb erfasst werden. Dazu muss man als Krankmelder im Personalstamm dazu berechtigt werden, Krankmeldungen zu erfassen.

Im Register „GisboWeb“ kann eine Person im Personalstamm als Krankmelder deklariert werden. Die dargestellte Maske öffnet sich nach dem Klick auf die drei Punkte. Ist hier nichts weiter eingetragen, kann die Person Krankmeldungen für Personen der eigenen Dienstplangruppe erfassen. Alternativ kann man in der Maske auch vereinzelte weitere Dienstplangruppen hinzufügen oder alle Dienstplangruppen für Krankmeldungen freigeben.

Ist eine Person als Krankmelder eingetragen, erscheint in GisboWeb ein neuer Menübereich „Krankmeldung“. Hier kann wie auch in GisboTimer eine neue Krankmeldung (ganzer Tag) oder eine Krank im Dienst Meldung erfasst werden.

Krankmeldungen ohne Ende-Datum können über den Button „Gesund melden“ beendet werden. Über den Button „bearbeiten“ hat man die Möglichkeit, die Details der Krankmeldung nochmals anzupassen.

Grundsätzlich gilt, dass Krankmeldungen ohne Ende-Datum während des Nachtprozesses auf den nächsten Tag fortgeschrieben werden. Ist die Person wieder gesund, muss die Krankmeldung entweder über GisboTimer oder GisboWeb beendet werden.

2. Zentralisierung der Krankheitsabwesenheiten und Anpassung der Fehlzeitenstatistik

Von nun an ist es nicht mehr möglich, Abwesenheiten der Kategorie „Krank“ anzulegen. Es gelten nun landesweit die gleichen drei Krankheitsabwesenheiten Krank (Kr), Krank am Wochenende / Feiertag (KrWF) und Wiedereingliederung (KrEG). Diese können nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Lediglich die Dienstplanfarbe kann pro Anstalt individuell angepasst werden.

Die Fehlzeitenstatistik wurde auch angepasst. Bisher wurden hier alle Krankheitsabwesenheiten berücksichtigt und Abwesenheiten anderer Kategorien, deren Bezeichnung das Wort „Krank“ beinhaltete. Nun werden nur noch die Abwesenheiten der Kategorie „Krank“ in der Auswertung berücksichtigt. Das bedeutet für Auswertungen der Fehlzeiten im Jahr 2025, dass sowohl die zentralen Krankheitsabwesenheiten als auch die bisherigen Krankheitsabwesenheiten in die Auswertung einfließen. Ab 2026 werden dann nur noch die zentralen Krankheitsabwesenheiten berücksichtig.

3. Reorganisation im Nachtprozess

Die Aufgabe den Datenbestand auf einer sinnvollen Größe zu halten und auch den Datenschutzbe-stimmungen gerecht zu werden, löst der Reorganisationsprozess.

Dieser wurde nun automatisiert und fest in den Nachtprozess integriert. Das bedeutet, dass von nun an jährlich der Datenbestand geprüft und ggf. veraltete Daten gelöscht werden.

In den Grundeinstellungen – Programmparameter können im Register „Reorganisation“ die Fristen eingesehen werden. Die Anzahl der Monate sagt aus, dass während des Reorganisationsprozesses Daten, die älter als die angegebenen Monate sind, gelöscht werden.

Hier ist ebenso ersichtlich, wann in Ihrer JVA der nächste Reorganisationsprozess automatisiert in der Nacht durchgeführt wird bzw. durchgeführt wurde:

Um Personen vom Reorganisationsprozess auszuschließen, kann im Personalstamm das Häkchen „Reorganisation“ entfernt werden:

Des Weiteren wurde durch dieses Update für die automatische Reorganisation eine Frist von 40 Monaten eingestellt.

4. Vollbildansicht Soll-Ist Plan

Das Fenster des Soll-Ist Plans kann nun auch im Vollbildmodus geöffnet werden.

5. Urlaubsverfallsbenachrichtigung – Anpassung der Maske

Die Maske „Urlaubsverfallsbenachrichtigung“, welche unter dem Menüpunkt „Personal“ in GisboTimer zu finden ist, wurde angepasst. Die Spalte mit der bisherigen Bezeichnung „Resturlaub“ wurde nun in „Verfallstage“ umbenannt. Die Umbenennung erfolgte, da dieser Wert in der E-Mail-Vorlage mit dem Platzhalter „Verfallstage“ angegeben wird. Auf diese Art und Weise wird ein einheitlicher Maßstab angelegt.

Des Weiteren wurde die Maske um zwei weitere Spalten ergänzt. Dabei handelt es sich um den Wert „Rest DBN“, der den ausstehenden Urlaubsanspruch auf Zusatzurlaub aus dem Vorjahr abbildet, sowie auch den Wert „Rest BUrl“, welcher den restlichen Anspruch auf Schwerbehindertenurlaub aus dem Vorjahr ausweist.

Die neu hinzugefügten Spalten dienen rein informativen Zwecken und beeinflussen keineswegs die schon aufgeführte Summe der „Verfallstage“.

Diese Werte werden hier aufgeführt, da sie zu einem späteren Zeitpunkt anhand des Bausteins „Jahresurlaub“ in der E-Mail-Vorlage dargestellt werden.

6. Krankheitsbedingte Fehlzeitenstatistik

Menübereich: Auswertungen / Krankheitsbedingte Fehlzeitenstatistik

Informationen für den Benutzeradministrator

Alle Benutzer, die diese Auswertung nutzen dürfen, müssen dafür berechtigt werden. Dies wird wie gewöhnlich in der Benutzerverwaltung direkt in dem Menüpunkt eingestellt. Ohne Eingriff des Administrators, wird der Menüpunkt nicht erscheinen.

Das Modul für die Darstellung der krankheitsbedingten Fehlzeiten erstellt eine Übersicht von Krankheitsfällen unterteilt nach bestimmten Gruppierungen und Altersgruppen.

Die Auswertung ‚Krankheitsbedingte Fehlzeitenstatistik‘ befindet sich in dem Menübereich ‚Auswertungen‘. Nach dem Start der Maske wählt man den Zeitraum aus, in welchem die Auswertung erfolgen soll. Mithilfe der Pfeile, die unterhalb des Auswertungszeitraums zu sehen sind, können Sie um den eingestellten Zeitraum in die Vergangenheit oder Zukunft blättern. Der Button ‚Anzeigen‘ startet den Prozess zur Ermittlung der Werte welche anschließend in der Maske dargestellt wird. In der ersten Spalte sieht man die Unterteilung nach Krankheitsdauer. Die zweite Spalte zeigt die Unterteilung in Altersgruppen. In der dritten Spalte sehen Sie die Werte Ihrer Dienststelle. Die Auswertung kann über den Button ‚Export/Drucken‘ an Excel exportiert und von dort bearbeitet und ausgedruckt werden.

Grundlagen der Ermittlung

Krankheitsbedingte Abwesenheiten:

Folgende krankheitsbedingte Abwesenheiten werden künftig zentral gesteuert eingefügt und gelten ab sofort, während alle bisherig aktiven krankheitsbedingten Abwesenheiten inaktiviert werden.

• Krank (Kr)

• Krank am Wochenende/Feiertag (KrWF)

• Wiedereingliederung (KrEG)

In der Übergangszeit liest GisboTimer immer noch die bisher aktiven und genutzten Abwesenheiten der Kategorie ‚Krank‘ und auch die Abwesenheiten, die das Wort ‚Krank‘ in der Bezeichnung tragen, aber nicht mit der Kategorie ‚Krank‘ gekennzeichnet sind.